数ある自動精算機の中から選ぶ際、値段やサイズだけでなく、導入後のサポート体制も重要な検討事項です。Clinic KIOSKの導入支援は、”設置すること”ではなく”活用すること”を目的としています。

そのため、設置後の操作説明や初日の稼働サポートを徹底し、スムーズな運用開始をお手伝いします。「購入した自動精算機の使い勝手が良くない」や「こんな機能があればより使いやすいのに」といった声にも真摯に対応し、現場での実用性を高めます。

この記事では、導入台数2000台以上の実績を持つ弊社が実施している納品や設置、初日の稼働立会いなど。弊社が行うクリニック様へのサポート内容と、過去の現場でのトラブル解決事例について紹介します。気になる方は是非最後まで御覧ください。

納品・設置から操作説明まで徹底サポート

ここでは、納品から設置・設定、操作説明の流れまで解説しています。

納品

納品は、事前に指定頂いた日の時間に合わせて現場にお伺いさせて頂きます。
納品がスムーズに出来るよう現場スタッフ及び機材は余裕を持って到着するよう心掛けています。

設置・設定

定刻にクリニックにお伺いし、設置場所を確認し機材を搬入し設置をさせて頂きます。
事前の商談時に設置場所も決めて頂いているとは思いますが、実際の機材搬入時に設置場所の微調整をご提案させて頂くケースもあります。置き場所が決まれば開梱し、設置作業に入ります。

精算機の設置、サーバーの設定、通信機器の設定（院内・院外のネットワーク）をします。
電子カルテやレセコンとの接続作業もお任せください。弊社サポートスタッフが電子カルテやレセコンとの接続も各メーカーと連携し設定します。

☆安心ポイント

院内導線を考慮した設置と電子カルテ・レセコンメーカーとの調整もお任せください。

操作説明

自動精算機の設置が終わった後は、操作説明をさせて頂きます。
本体部分とモニター部分でそれぞれ使い方を詳しく説明します。

【本体部分】
電源の入れ方、プリンターの説明（用紙の交換方法）、各金庫の説明（紙幣部・硬貨部）

【モニター部分】
電源の入れ方、プリンター用紙交換時の設定、
管理者メニューの説明（現金在高管理・再起動・シャットダウン）、現金テスト（入金・出金）
本体とモニターの説明が終われば、実際に入金テストなどを行い、問題がなければ設置作業は完了となります。

☆安心ポイント

詳しい操作説明でスタッフさんの疑問や不安を解消

初日の稼働立会い

納品時の操作説明だけでは、不安が残る方もご安心ください。弊社では初日の稼働立会いの際、診察開始から診察終了後の締め作業まで現場にサポートスタッフを派遣し、万全な体制で稼働が出来るよう徹底サポートさせて頂いております。

ここでは具体的にどのようなサポートをしているのか、解説します。
※稼働立会いは、今後スタッフさんが全て自分たちで運用出来るようにサポートをさせて頂く日となります。そのため、基本的にはスタッフさんに主導で動いて頂き、操作に困ったタイミングでサポートをさせて頂きます。

朝の準備

稼働立会い当日も指定時間に現場にお伺いし、朝の準備からスタッフさんが自分たちで出来るようサポートさせて頂きます。自動精算機の立ち上げ、釣り銭の補充、管理アプリなどの立ち上げ、患者ID情報のQRコード化（診察券にQRコードを貼り付ける作業）など、必要に応じたサポートを現場でさせて頂きます。

☆安心ポイント

釣り銭の補充など朝の準備も万全サポート

診療時間中のサポート

診療が始まると精算機への案内や操作方法の説明など、患者様にもスムーズに利用頂けるよう現場でご案内もさせて頂きます。また診療時間中にスタッフさんの声を聞きながら必要に応じたカスタマイズも出来る範囲で対応させて頂きます。自動精算機の釣銭の調整方法や、小銭が詰まった際の対応方法など現場で起こり得るトラブルの解消方法もご案内いたします。

☆安心ポイント

診療中の問題も即時解決、来院された患者様への操作説明などサポートさせて頂きます。

締め作業

診療が終わった後、自動精算機の締め作業もご案内させて頂きます。

管理アプリ「会計記録」の見るべきポイント、精算機内の売上金取り出し、翌朝の準備金の用意などご説明させて頂きます。

診療前から診療後の締め作業まで立ち会うので、自動精算機でわからないことがあればその場で質問を頂ければ回答することが可能です。

☆安心ポイント

締め作業時に、明日の朝に向けた準備方法も説明します。1日を通して立会いすることで、全体の流れをご理解頂けます。

その後も続く徹底サポート

納品、設置・設定、稼働立会いが終わっても弊社のサポートは続きます。 ここでは、初日の稼働立会いが終わった後のサポート体制についてご紹介します。

電話サポート

初日の稼働立会いの後、診療中に発生したトラブルは電話にてサポートさせて頂きます。
弊社の電話サポートは土日祝日でも繋がるため、安心してご利用頂けます。

対応時間は以下の通りです。
平日：8時30分から21時
土日祝：9時から18時

リモートサポート

お電話でのサポートでも解決しない場合は、リモートサポートをさせて頂きます。外部からリモートで自動精算機を操作し、サポートいたします。
実際ほとんどのトラブルは、操作説明の際お渡しするマニュアルとリモートサポートで解決することが可能です。

現地サポート

電話やリモートでも解決できないトラブルは、弊社のサポートスタッフがクリニックに訪問し、解決に向けて対応します。

実際にあった現場での対応

以下では、Clinic KIOSKを導入いただいたクリニック様で、実際に起きた事例とその対応について一部ご紹介します。

電子カルテとの連携トラブル

初日の稼働立会の現場で、実際に起きたトラブルとして、患者様の会計が終わった後、会計完了のデータが電子カルテ上に自動で反映されないというトラブルがありました。
このようなトラブルも現場スタッフがシステムを調整し、次の患者様のお会計の時には、問題は解消し、会計完了情報が自動で電子カルテ上に反映されるように対応しました。

患者IDの入力調整

患者様のIDを4桁で管理しているクリニック様で発生した小さなトラブルですが、ID検索の際、レセコン側では患者IDを8桁で管理しており、弊社のシステムでID検索する際、8桁になるよう頭に0000と手入力してから4桁の患者IDをいれないと患者情報が表示されない設定になっていることが判明。
このトラブルも、現場でサポートチームが対応し、患者IDを4桁入力するだけで自動的に8桁になるように調整しました。

まとめ

弊社では、初日の稼働立会いを特に大切にしています。スタッフさんが実際に使用される当日、朝から締め作業まで立ち会うことで、各クリニック様のニーズに合わせた使い勝手の良い調整をその場で行います。
導入を決めて頂いたからには、しっかりと活用し最大限の効率化を実感して頂きたい。
そんな想いで弊社サポートチームは日々現場にお伺いしています。
自動精算機をスムーズに導入出来るか不安なクリニック様は、ぜひ導入後のケアが万全なClinic KIOSKをご検討ください。

この記事の執筆者

株式会社APOSTRO：マーケティング担当T.O
約5年間の海外暮らしを経験し、某広告代理店で海外の現地法人責任者となる。部分最適に拘る日本の生産性向上に疑問を持っていたところ、「働き方を変える」というテーマを熱く語るAPOSTROに共感し、自らが社会実装役になることを決意し参画中。